Entras en el buzón electrónico y ahí está: una comunicación de la Agencia Tributaria. El primer impulso suele ser el mismo para todo el mundo, dejarlo para luego. Y es justo lo peor que puedes hacer, porque desde ese momento empiezan a correr unos plazos que no se detienen por mucho que apartes la vista.
La buena noticia es que la mayoría de estas comunicaciones no son graves si se atienden a tiempo. La mala es que casi todas se complican si no se atienden. Te explicamos cómo actuar paso a paso.
Primero: no todas las comunicaciones son iguales
Antes de alarmarte, conviene identificar qué has recibido exactamente. Hacienda envía comunicaciones muy distintas, con implicaciones muy diferentes:
- Comunicación informativa. Simplemente te informa de algo, sin exigir ninguna actuación por tu parte.
- Requerimiento de información o documentación. Te pide aportar datos o justificantes en un plazo determinado.
- Procedimiento de verificación de datos o comprobación limitada. La Administración ha detectado discrepancias entre lo que declaraste y la información de la que dispone, y abre un procedimiento para aclararlas.
- Propuesta de liquidación con trámite de alegaciones. Hacienda plantea un resultado distinto al que declaraste y te da la oportunidad de alegar antes de resolver.
- Inicio de un procedimiento sancionador. Se te imputa una infracción tributaria concreta.
- Providencia de apremio o diligencia de embargo. Ya estamos en fase de recaudación de una deuda no pagada en plazo. Es la fase más delicada.
Saber ante cuál estás determina todo lo demás: el plazo, la respuesta adecuada y el margen de maniobra que tienes.
El detalle que más problemas causa: la notificación electrónica
Si tu empresa es una sociedad, estás obligada a relacionarte electrónicamente con la Administración y, por tanto, a recibir las notificaciones por vía electrónica. Muchos autónomos y personas físicas también están incluidos en este sistema.
Y aquí está el punto crítico: cuando una notificación se pone a tu disposición en el buzón electrónico, si transcurren diez días naturales sin que accedas a ella, se entiende notificada igualmente. A partir de ese momento empiezan a contar los plazos, hayas leído el documento o no.
Esto significa que no revisar el buzón no te protege de nada: al contrario, es la forma más habitual de que un requerimiento sencillo acabe convertido en una liquidación con sanción, simplemente porque nadie contestó a tiempo.
Un apunte muy útil: existen los llamados días de cortesía, hasta 30 días naturales al año en los que puedes solicitar que la Agencia Tributaria no te ponga notificaciones a disposición, pensados para periodos de vacaciones. Hay que pedirlos con antelación y no interrumpen los plazos ya iniciados, pero evitan sustos durante los cierres del negocio.
Los pasos a seguir
1. Accede y lee la comunicación completa
Descarga el documento íntegro y localiza lo esencial: qué órgano te escribe, a qué impuesto y ejercicio se refiere, qué te solicita exactamente y, sobre todo, qué plazo te concede. Todo eso viene indicado en el propio documento.
2. Anota el plazo y márcalo en rojo
Los requerimientos suelen conceder un plazo breve, con frecuencia de diez días hábiles, aunque varía según el tipo de procedimiento. Y los plazos para recurrir una liquidación o una sanción son, por regla general, de un mes desde el día siguiente a la notificación.
Son plazos preclusivos: una vez vencidos, pierdes la oportunidad de actuar, por mucha razón que tuvieras.
3. Reúne la documentación
Facturas, justificantes bancarios, contratos, libros registro, declaraciones presentadas. Cuanto mejor documentada esté tu respuesta, menos margen queda para una regularización desfavorable.
4. Consulta con tu asesor antes de contestar
Este es el paso que más disgustos evita. Una respuesta improvisada puede reconocer hechos que no convenía reconocer, aportar documentación que abre nuevos frentes o dar por buena una propuesta que era discutible. Antes de enviar nada, conviene que lo revise quien conoce el procedimiento.
5. Responde en plazo y por el canal correcto
La contestación debe presentarse por la vía indicada en la propia notificación, normalmente la sede electrónica, y siempre conservando el justificante de presentación. Ese justificante es tu prueba de que atendiste el requerimiento.
6. Valora si conviene alegar, conformarse o recurrir
Si el resultado no te convence, existen vías: alegaciones dentro del propio procedimiento, recurso de reposición o reclamación económico-administrativa. Cuál es la más adecuada depende del caso, del importe y de la solidez de tus argumentos.
Lo que no debes hacer bajo ningún concepto
- Ignorarla. El procedimiento continúa sin ti y la Administración liquidará con los datos que tenga, que rara vez te favorecen.
- Dejar el buzón electrónico sin revisar. Pasados diez días naturales, la notificación surte efecto igualmente.
- Contestar deprisa y sin asesoramiento. Lo que declares en el procedimiento te vincula.
- Aportar más documentación de la solicitada. Puede abrir comprobaciones sobre cuestiones que no estaban sobre la mesa.
- Dar por perdida la batalla. Muchas propuestas de liquidación se corrigen o se reducen con unas buenas alegaciones.
- Apurar el plazo al último día. Preparar una respuesta bien documentada lleva tiempo.
Qué te juegas si no respondes
Las consecuencias de desatender una comunicación de Hacienda son concretas y acumulativas:
La Administración puede dictar una liquidación provisional basada únicamente en su información, sin tus matices ni tus justificantes. Además, la falta de atención a un requerimiento puede constituir en sí misma una infracción por resistencia u obstrucción a la actuación administrativa.
Si la deuda resultante no se paga en periodo voluntario, entra en vía ejecutiva, con recargos que van escalando: un recargo ejecutivo, un recargo de apremio reducido si se paga dentro del nuevo plazo concedido y un recargo de apremio ordinario del 20% más intereses de demora si tampoco se atiende. A partir de ahí llegan los embargos de cuentas y de otros bienes.
Dicho de otro modo: lo que empezó siendo un requerimiento de documentación puede terminar en un embargo, y en cada escalón el coste aumenta.
Dos claves que juegan a tu favor
Conviene conocer dos mecanismos que pueden ahorrarte bastante dinero.
Regularizar antes de que llegue el requerimiento. Si detectas un error y presentas la declaración de forma voluntaria antes de que Hacienda te reclame, se aplican recargos por presentación extemporánea, más suaves, en lugar de una sanción. Una vez notificado el requerimiento, esa puerta se cierra.
Las reducciones en las sanciones. Cuando procede una sanción, la normativa contempla reducciones significativas si se muestra conformidad con la propuesta y si se paga en plazo sin recurrir. Valorar si compensa aceptar o litigar es una decisión que conviene tomar con números delante, no por intuición.
La mejor defensa es la prevención
La mayoría de los requerimientos nacen de discrepancias entre lo declarado y la información que Hacienda ya tiene: datos de terceros, movimientos declarados por clientes o proveedores, modelos informativos. Una contabilidad ordenada y unas declaraciones bien preparadas reducen enormemente la probabilidad de recibirlos.
Y cuando llegan, tener a alguien que revise el buzón electrónico, controle los plazos y sepa cómo responder cambia por completo el desenlace.
En Asesores Martín González llevamos más de 20 años acompañando a autónomos, pymes y sociedades en su día a día fiscal. Nos ocupamos de tu gestión fiscal y, cuando hace falta, del asesoramiento jurídico para responder a Hacienda con criterio y dentro de plazo.
Si has recibido una notificación y no sabes cómo actuar, no dejes que corran los días. Contacta con nosotros y la revisamos contigo.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento fiscal ni legal. Los plazos, procedimientos y consecuencias varían según el tipo de comunicación y las circunstancias de cada caso.
